Le formalisme du licenciement

La lettre de licenciement : ce que sa forme peut vous rapporter

 

La lettre de licenciement n’est pas une formalité de fin de parcours. C’est l’acte qui rompt le contrat, qui fixe les motifs sur lesquels votre employeur pourra s’appuyer devant le conseil de prud’hommes, et dont la forme obéit à des règles précises.

 

Toutes les irrégularités ne se valent pas : certaines valent un mois de salaire au plus, d’autres privent le licenciement de cause réelle et sérieuse, ce qui se chiffre en plusieurs mois.

 

Cette page traite de la lettre elle-même : son envoi, son signataire, ses délais et son contenu. Sur les montants, voyez notre page vos indemnités.

 

Comment la lettre doit être envoyée

 

Deux modes seulement sont admis.

 

La lettre recommandée avec avis de réception est la règle, pour le licenciement pour motif personnel comme pour le licenciement économique (article L. 1232-6 et article L. 1233-15 du code du travail).

 

La remise en main propre contre décharge est admise par la jurisprudence, à condition que vous acceptiez cette remise et que vous signiez un document daté qui en atteste.

 

Tout autre mode est irrégulier : courrier simple, courriel, message, remise sans décharge. Et surtout, le licenciement annoncé oralement est dépourvu de cause réelle et sérieuse, quelle que soit la réalité des griefs : un employeur qui vous annonce votre départ de vive voix puis envoie une lettre ensuite ne peut plus, en principe, régulariser.

 

Deux précisions utiles. Une lettre recommandée que vous ne réclamez pas produit ses effets : refuser de la retirer ne vous protège pas. Et c’est la date d’envoi qui compte, non celle de la réception, sur laquelle nous revenons plus bas.

 

Qui peut la signer

 

La lettre doit être signée par l’employeur ou par une personne titulaire du pouvoir de licencier au sein de l’entreprise, directeur des ressources humaines ou responsable disposant d’une délégation. Cette délégation n’a pas à être écrite, mais elle doit exister.

 

Le responsable des ressources humaines de la société mère peut signer la lettre d’un salarié de la filiale : il n’est pas considéré comme extérieur à l’entreprise.

 

En revanche, une personne étrangère à l’entreprise ne peut pas signer, et la sanction est plus lourde qu’on ne le croit. L’expert-comptable du cabinet, le conseil extérieur, le prestataire de gestion sociale : lorsque la lettre est signée par l’un d’eux, le licenciement est sans cause réelle et sérieuse, et non simplement irrégulier (Cass. soc., 26 avril 2017, n° 15-25.204).

 

C’est une vérification qui prend dix secondes et qui rapporte parfois plusieurs mois de salaire : regardez qui a signé votre lettre, et à quel titre. Une signature illisible sans mention du nom ni de la qualité mérite d’être discutée.

 

Les délais entre l’entretien et la lettre

 

L’employeur ne peut ni notifier trop tôt, ni attendre indéfiniment.

 

•Licenciement pour motif personnel : la lettre ne peut être expédiée moins de deux jours ouvrables après l’entretien préalable. Ce délai vous protège d’une décision prise séance tenante.

•Licenciement disciplinaire : la sanction doit être notifiée dans le délai d’un mois suivant l’entretien. Au-delà, elle ne peut plus être prononcée pour les faits en cause.

•Licenciement économique individuel : la lettre ne peut être adressée moins de sept jours ouvrables après l’entretien, délai porté à quinze jours ouvrables pour les cadres.

 

Ces délais se comptent en jours ouvrables, c’est-à-dire tous les jours de la semaine sauf le jour de repos hebdomadaire et les jours fériés chômés. La confusion avec les jours ouvrés est fréquente, y compris chez les employeurs, et elle crée des irrégularités involontaires.

 

Ce que la lettre doit dire

 

C’est le point le plus important, et il dépasse la question de la forme.

 

La lettre fixe les limites du litige. Votre employeur ne pourra invoquer devant le conseil de prud’hommes que les motifs qu’elle énonce. Un grief découvert après l’envoi, ou simplement oublié, ne pourra pas venir au soutien de sa défense.

 

Les motifs doivent être matériellement vérifiables : des faits datés, circonstanciés, et non des formules générales. « Comportement inadapté », « perte de confiance » ou « mésentente » ne sont pas des motifs.

 

Depuis 2017, une lettre insuffisamment motivée ne suffit plus, à elle seule, à faire tomber le licenciement. Vous disposez de quinze jours à compter de la notification pour demander des précisions par lettre recommandée ; l’employeur a quinze jours pour répondre. Si vous ne demandez rien, l’insuffisance de motivation n’ouvre plus qu’une indemnité d’un mois au plus. Cette demande est donc la première démarche à accomplir en recevant une lettre vague.

 

Un mot enfin sur les modèles types de lettres de licenciement publiés par décret en 2017 : leur usage n’est pas obligatoire, et il ne garantit rien. Une lettre conforme au modèle mais dont les motifs restent imprécis demeure critiquable.

 

La date de rupture, et celle qui compte pour votre ancienneté

 

Une distinction est ici nécessaire, car elle est souvent mal restituée.

 

Le contrat est rompu à la date d’envoi de la lettre, c’est-à-dire au jour où l’employeur manifeste sa volonté d’y mettre fin, et non au jour où vous la recevez. Cette date fixe le droit applicable au licenciement et détermine si vous remplissez la condition d’ancienneté ouvrant droit à l’indemnité de licenciement.

 

Le préavis, lui, court à compter de la présentation de la lettre. C’est la date de première présentation qui fait démarrer ce décompte, non celle de l’envoi.

 

Et l’ancienneté qui sert au calcul du montant de l’indemnité s’apprécie à la fin du préavis, que vous l’ayez exécuté ou que vous en ayez été dispensé. Un salarié dispensé mais payé continue donc d’acquérir de l’ancienneté pendant cette période, ce qui peut faire franchir une année entière.

 

Ces trois dates ne se confondent pas, et l’erreur la plus fréquente consiste à retenir la date d’envoi pour tout.

 

Ce qu’il faut vérifier sur votre lettre

 

Avant la liste, un repère : toutes les irrégularités ne se sanctionnent pas de la même façon. Un simple vice de forme vaut un mois de salaire au plus, et seulement si le licenciement est par ailleurs justifié ; un licenciement verbal ou une lettre signée par une personne étrangère à l’entreprise le privent de cause réelle et sérieuse, avec l’indemnisation du barème. Cette gradation est détaillée dans notre article sur l’entretien préalable et les irrégularités de procédure.

 

•Le mode d’envoi et la date figurant sur le cachet ou sur l’avis de réception. Conservez l’enveloppe.

•La signature : nom, qualité, et rattachement à l’entreprise ou au groupe.

•Le délai écoulé depuis l’entretien préalable, en jours ouvrables.

•Les motifs : sont-ils datés, précis, vérifiables ? Y a-t-il des griefs dont on ne vous a jamais parlé ?

•Une éventuelle annonce verbale antérieure à la lettre, et les témoins qui pourraient l’attester.

•La date de première présentation, qui fait courir votre préavis.

•Votre demande de précisions, à envoyer dans les quinze jours si la lettre reste vague.

 

Ces vérifications se font en une lecture, et elles déterminent la stratégie. La procédure ensuite est décrite sur notre page procédure prud’homale, et les délais pour agir dans notre article sur la prescription.

 

Faire lire votre lettre de licenciement
 Apportez la lettre, son enveloppe, votre convocation à l’entretien préalable et vos trois derniers bulletins de paie. Une lecture attentive suffit à dire si votre dossier relève de l’irrégularité de forme, de l’absence de cause réelle et sérieuse, ou de la nullité. Ces trois voies n’ont pas la même valeur.

Notre cabinet ne défend que des salariés, devant les conseils de prud’hommes d’Île-de-France, depuis plus de trente ans, dans toutes les catégories : ouvriers, employés, agents de maîtrise, cadres. Nos honoraires sont annoncés avant toute démarche. Prendre rendez-vous ou nous écrire.

 

Articles L. 1232-6, L. 1233-15, L. 1235-2, L. 1332-2 et R. 1232-13 du code du travail. Cass. soc., 26 avril 2017, n° 15-25.204.