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Entretien préalable : ce qui s’y joue vraiment, et comment vous y préparer
Vous avez reçu une convocation à un entretien préalable. Vous ne savez pas si vous devez y aller, ce que vous devez dire, ni si l’on peut vous accompagner. Et vous avez le sentiment que la décision est déjà prise.
Elle l’est souvent, en effet. Mais cet entretien reste le moment le plus utile de toute la procédure, parce qu’il produit deux choses qui serviront ensuite : une trace de ce que votre employeur vous reproche réellement, et une liste d’irrégularités possibles.
Commencez par vérifier votre convocation. Les deux manquements les plus fréquents s’y trouvent, et ils se repèrent en une minute.
Vous êtes convoqué ? Faites examiner votre convocation. Le premier rendez-vous est gratuit, et c’est le meilleur moment pour consulter.
Vérifiez d’abord votre convocation
Le délai de cinq jours ouvrables. L’entretien ne peut pas avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée ou sa remise en main propre (article L. 1232-2). Ce délai se compte à partir du lendemain de la présentation, et le dimanche et les jours fériés n’en font pas partie. Un entretien fixé trop tôt rend la procédure irrégulière.
Les mentions obligatoires. La convocation doit indiquer l’objet de l’entretien, sa date, son heure, son lieu, et vous informer que vous pouvez vous faire assister. Lorsque l’entreprise ne comporte pas de représentants du personnel, elle doit en outre préciser l’adresse de la mairie et celle de l’inspection du travail où la liste des conseillers du salarié est consultable.
Cette dernière mention est celle que les employeurs oublient le plus souvent. Son absence prive le salarié de la possibilité réelle de se faire assister, et rend la procédure irrégulière. Relisez votre lettre : l’information y figure-t-elle, avec les deux adresses ?
La convocation n’a pas à préciser la sanction envisagée, sauf lorsqu’il s’agit d’un licenciement, auquel cas l’objet doit être indiqué comme tel. Une convocation qui parle vaguement d’un « entretien » sans en préciser l’objet est irrégulière.
Devez-vous vous y rendre ?
Vous n’y êtes pas obligé, et votre absence ne peut pas vous être reprochée. Elle ne constitue ni une faute, ni un grief supplémentaire.
Mais votre employeur peut poursuivre sans vous, et il le fera. Ne pas s’y rendre ne bloque rien et ne fait gagner aucun délai.
Notre conseil est presque toujours d’y aller, accompagné. Non pour vous défendre, mais pour entendre et faire consigner ce qui vous est reproché. C’est souvent à l’entretien que l’employeur révèle le motif réel, qui ne figurera pas toujours dans la lettre.
Si vous êtes en arrêt maladie, l’entretien peut se tenir, mais vous n’êtes pas tenu de vous y rendre, et votre absence est alors d’autant moins critiquable. Vous pouvez adresser des observations écrites.
Le temps passé à l’entretien est payé comme du temps de travail lorsqu’il a lieu pendant vos horaires, et vos frais de déplacement doivent vous être remboursés. Un entretien organisé délibérément loin de votre lieu de travail, pour vous dissuader de venir, est critiquable.
Qui peut vous assister
Si l’entreprise a un comité social et économique, vous pouvez être assisté par une personne de votre choix appartenant au personnel de l’entreprise : un élu, un délégué syndical, ou n’importe quel collègue.
S’il n’y a aucune représentation du personnel, vous avez le choix entre une personne du personnel et un conseiller du salarié, extérieur à l’entreprise, inscrit sur une liste arrêtée par le préfet. Son intervention est gratuite, et il dispose d’heures de délégation pour cela.
Vous êtes assisté, jamais représenté : vous devez être présent. Et votre avocat ne peut pas vous accompagner, sauf dans les entreprises où un usage ou la convention collective le prévoit.
Voici la vraie raison de venir accompagné, et elle est souvent décisive. La personne qui vous assiste peut prendre des notes et établir ensuite un compte rendu écrit, daté et signé. Ce compte rendu est une pièce recevable devant le conseil de prud’hommes. Il fixe ce qui a été dit, y compris ce que votre employeur a laissé échapper. Le conseiller du salarié en rédige un systématiquement : c’est sa fonction principale.
Demandez-le expressément, et conservez-en une copie. Dans un dossier où les faits se discutent, c’est souvent la meilleure pièce.
Qui représente l’employeur
L’employeur peut se faire représenter par un membre de l’entreprise, y compris par une personne qui n’a pas le pouvoir de prononcer le licenciement. Il peut aussi être assisté, mais uniquement par une personne appartenant au personnel de l’entreprise.
Il ne peut pas se faire représenter par une personne étrangère à l’entreprise. Ni son avocat, ni son expert-comptable, ni un consultant en ressources humaines, ni un cabinet de conseil extérieur. Cette irrégularité est fréquente dans les petites structures qui externalisent leur gestion du personnel, et elle se repère facilement : demandez, en début d’entretien, la qualité de chaque personne présente, et notez-la.
Dans les groupes, la personne venue d’une autre société du groupe pose question, et cette présence a déjà été jugée irrégulière lorsqu’elle était étrangère à l’entreprise employeuse.
L’entretien doit rester individuel. La Cour de cassation exclut que vous soyez entendu en présence de collègues également visés par une procédure, même si les faits reprochés sont identiques. Un entretien collectif est irrégulier.
Comment se déroule l’entretien
Votre employeur doit exposer clairement les motifs de la décision envisagée, dans un langage compréhensible, puis recueillir vos explications. C’est l’objet même de l’entretien : recueillir votre version avant de décider.
La décision ne peut pas être annoncée pendant l’entretien. Un employeur qui vous dit que vous êtes licencié, qui vous remet la lettre séance tenante, ou dont la lettre est manifestement rédigée avant, vide la procédure de son sens. Notez précisément ce qui a été dit et à quelle heure.
Vos propos sont libres. Ce que vous dites à l’entretien ne peut pas être retenu contre vous pour justifier le licenciement, sauf s’il s’agit de propos outranciers ou injurieux. Vous pouvez donc contester, expliquer, poser des questions.
Ce que nous recommandons en pratique :
- écoutez et faites préciser chaque grief : quelle date, quel fait, quel témoin ;
- ne reconnaissez rien, même pour apaiser la discussion ou par lassitude ;
- ne signez aucun document présenté à la fin, quel qu’il soit ;
- ne discutez d’aucune rupture conventionnelle ni d’aucune transaction sans avoir consulté ;
- restez calme et courtois, y compris si l’entretien est éprouvant ;
- demandez à votre accompagnant de noter, en indiquant l’heure d’ouverture et de clôture.
La proposition de rupture conventionnelle faite pendant l’entretien mérite une vigilance particulière. Elle est en soi contradictoire avec une procédure disciplinaire, et un consentement donné sous la menace d’un licenciement pour faute grave peut être annulé.
Après l’entretien : les deux délais
La lettre ne peut pas partir avant deux jours ouvrables à compter du jour de l’entretien (article L. 1232-6). Une lettre expédiée le lendemain démontre que la décision était prise avant de vous entendre.
Et elle ne peut pas partir plus d’un mois après lorsque le licenciement est disciplinaire (article L. 1332-2). Passé ce délai, les faits ne peuvent plus être sanctionnés.
Si votre employeur souhaite vous convoquer à un second entretien, il le peut, mais il doit refaire toute la procédure : nouvelle convocation, nouveau délai de cinq jours ouvrables.
La lettre fixe ensuite définitivement les limites du litige : votre employeur ne pourra invoquer devant le conseil aucun grief qui n’y figure pas. Nous détaillons les huit points à y vérifier dans notre article sur votre lettre de licenciement.
Quand l’entretien n’est pas obligatoire
L’entretien préalable est requis pour tous les licenciements individuels : motif personnel, faute, faute grave, insuffisance professionnelle, insuffisance de résultats, inaptitude, et licenciement économique individuel.
Il ne l’est pas dans un seul cas : le licenciement économique d’au moins dix salariés sur trente jours dans une entreprise dotée de représentants du personnel, où la consultation collective remplace l’entretien individuel. Voir notre page licenciement économique.
Il est également requis avant toute sanction autre que légère : mise à pied, mutation, rétrogradation. Voir notre article sur les pouvoirs disciplinaires de l’employeur.
Ce que vaut une procédure irrégulière
Il faut être précis sur ce point, car il est souvent mal présenté, y compris dans des articles juridiques.
Une irrégularité de procédure ne rend pas le licenciement injustifié. Elle ouvre droit à une indemnité distincte, qui ne peut pas excéder un mois de salaire, et qui n’est due que si le licenciement repose par ailleurs sur une cause réelle et sérieuse.
Et surtout, ces deux indemnités ne se cumulent pas. Si le licenciement est jugé sans cause réelle et sérieuse, vous percevez l’indemnité du barème, de un à vingt mois selon votre ancienneté, et non celle du vice de procédure en plus.
L’irrégularité de procédure n’est donc pas un but en soi : c’est un filet. Elle garantit une indemnité lorsque le fond ne suffit pas, et elle affaiblit la position de l’employeur dans la discussion générale du dossier. Un employeur qui n’a respecté ni le délai ni les mentions obligatoires convainc mal qu’il a instruit sérieusement le dossier au fond.
Le détail des sommes dues figure sur notre page vos indemnités.
Le cabinet
Notre cabinet d’avocats en droit du travail à Paris dispose de plus de trente ans d’expérience dans la défense des salariés devant les conseils de prud’hommes de Paris et d’Île-de-France. Nous défendons chaque jour des salariés de toutes catégories, ouvriers, employés, agents de maîtrise, cadres, et uniquement du côté des salariés.
La convocation à l’entretien préalable est le meilleur moment pour consulter, et le plus rare. La plupart des salariés viennent nous voir avec la lettre de licenciement en main, quand tout est joué. À ce stade-ci, il reste des choses à préparer : les questions à poser, les pièces à sauvegarder pendant que vous avez encore accès à vos outils, et les observations à formuler.
Nos honoraires sont adaptés à chaque situation, avec des délais de paiement permettant d’engager une procédure. Consulter nos honoraires. Le premier rendez-vous est gratuit : prendre rendez-vous.
Questions fréquentes
Puis-je enregistrer l’entretien ?
La règle a changé. Depuis le 22 décembre 2023, un enregistrement réalisé à l’insu de son auteur n’est plus écarté par principe : le juge vérifie qu’il était indispensable et proportionné. Cela reste délicat, et un compte rendu établi par la personne qui vous assiste demeure la solution la plus sûre. Parlez-en avant l’entretien.
Puis-je demander le report de l’entretien ?
Vous pouvez le demander, votre employeur n’est pas tenu d’accepter. S’il accepte, un nouveau délai de cinq jours ouvrables doit être respecté à compter de la nouvelle convocation.
On m’a remis la lettre de licenciement à la fin de l’entretien.
C’est irrégulier, et c’est un élément fort : cela démontre que la décision était prise avant de vous entendre. Conservez l’enveloppe, la lettre et sa date, et notez l’heure de la remise.
Personne n’a voulu m’accompagner.
Vos collègues craignent souvent pour leur poste, et c’est compréhensible. S’il n’y a pas de représentants du personnel dans l’entreprise, faites appel à un conseiller du salarié : il est extérieur, gratuit, et il rédigera un compte rendu.
La convocation ne mentionne pas mon droit d’être assisté.
C’est une irrégularité. Notez-la, allez tout de même à l’entretien, accompagné si vous le pouvez, et conservez précieusement la convocation : c’est une pièce du dossier.
Faire relire votre convocation avant l’entretien
Apportez la convocation avec son enveloppe et l’avis de passage, votre contrat de travail, vos derniers bulletins de salaire, vos entretiens d’évaluation et tout élément relatif aux faits évoqués. La liste complète figure sur notre page les pièces du dossier. Puis prenez rendez-vous. Vous avez cinq jours : c’est court, mais c’est suffisant.
